Entente de traitement des données.

Traduction provisoire. Ce texte est en cours de révision par un traducteur agréé.

1. Ce que couvre la présente entente, et qui contrôle les renseignements

La présente page décrit la façon dont le service Rushproof traite les renseignements personnels recueillis en votre nom dans le cadre de l'exploitation de votre assistant vocal : les noms des personnes qui appellent, leurs numéros de téléphone, les détails des rendez-vous et le contenu des appels. Elle s'applique en complément de nos Conditions de service et de notre Politique de confidentialité.

Vous gardez en tout temps le contrôle des renseignements personnels des personnes qui vous appellent. Votre entreprise est l'organisation qui les recueille; le service Rushproof les traite selon vos instructions et pour votre compte. Nous ne les utilisons pas à nos propres fins, et le contrôle ne nous est jamais transféré, y compris pendant que les renseignements se trouvent chez nos fournisseurs de technologie.

2. Les lois sur la protection des renseignements personnels qui s'appliquent

Pour une entreprise de la Colombie-Britannique qui reçoit les appels de personnes de la Colombie-Britannique, la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique est la loi qui régit la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle a été déclarée essentiellement similaire à la loi fédérale, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), et s'applique à sa place aux activités commerciales exercées dans la province.

La LPRPDE s'applique également aux transferts interprovinciaux et internationaux de renseignements personnels, ce qui est pertinent ici, puisque certains de nos fournisseurs de technologie traitent des données à l'extérieur du Canada (voir la section 4). Les deux régimes sont pris en compte dans la présente entente. Si votre entreprise exerce ses activités à l'extérieur de la Colombie-Britannique, la loi provinciale ou fédérale équivalente s'applique de la même façon.

3. Ce que nous recueillons, et les seules fins auxquelles nous l'utilisons

Uniquement ce qu'exige l'exploitation de votre service : le nom de la personne qui appelle, son numéro de téléphone, son adresse courriel lorsqu'une réservation l'exige, l'immeuble, l'unité et tout renseignement d'accès que la personne fournit, le motif de son appel, les détails du rendez-vous et la transcription de l'appel.

Ces renseignements servent à exactement quatre fins, et à aucune autre :

• Joindre votre personnel de garde et les entrepreneurs que vous avez approuvés au sujet d'une urgence signalée par la personne qui appelle, par appel et par texto, en leur communiquant le nom de la personne qui appelle, son numéro, l'immeuble, l'unité, les renseignements d'accès et ce qu'elle a signalé
• Vous transmettre vos registres d'appels, vos fiches de clients potentiels et vos messages
• Créer les réservations demandées par la personne qui appelle
• Produire votre rapport du matin quotidien et les rapports de votre tableau de bord (Switchboard)

Ces renseignements ne sont jamais vendus, jamais communiqués pour les fins de qui que ce soit d'autre et jamais utilisés pour entraîner des systèmes destinés à d'autres clients. Si nous souhaitons un jour utiliser les renseignements des personnes qui appellent à une fin autre que les quatre fins ci-dessus, nous vous le demanderons d'abord, et l'avis que les personnes qui vous appellent entendent sera mis à jour en conséquence, avant que le changement prenne effet.

4. Où vont les renseignements

Votre assistant vocal fonctionne sur une infrastructure exploitée par des fournisseurs tiers. Nous nommons chacun d'eux :

• ElevenLabs : conversation vocale et transcription. Données traitées aux États-Unis.
• Twilio : connectivité téléphonique, lorsqu'un numéro de téléphone est attribué. Données traitées aux États-Unis.
• Cal.com : disponibilités d'agenda et réservations, lorsque c'est inclus. Données traitées aux États-Unis.
• Make : l'automatisation qui recherche vos immeubles, joint votre personnel de garde et vos entrepreneurs, tient les registres de répartition et produit votre rapport. Données traitées aux États-Unis.
• Google : envoi par courriel des rapports et des registres d'appels. Les données peuvent être traitées aux États-Unis et dans d'autres pays.
• Supabase : la base de données derrière votre tableau de bord, qui contient vos immeubles, vos registres d'appels, vos registres de répartition et les ouvertures de session de votre équipe. Données traitées aux États-Unis, dans la région East US (Ohio) de Supabase, us-east-2.
• Netlify : héberge rushproof.ca et le tableau de bord, et exécute les petits programmes qui transfèrent chaque registre d'appel dans votre tableau de bord. Les renseignements des personnes qui appellent y transitent pendant cette opération. Données traitées aux États-Unis (Ohio).

Le droit canadien sur la protection des renseignements personnels permet le traitement de renseignements personnels à l'extérieur du Canada. Ce qu'il exige, c'est que l'organisation en demeure responsable, qu'une protection comparable soit en place et que le transfert soit divulgué. Nous ne prétendons pas offrir la résidence des données au Canada, parce que ce serait faux. Nous indiquons plutôt exactement où vont les renseignements. Nous vous aviserons avant d'ajouter tout nouveau fournisseur qui change l'endroit où les renseignements des personnes qui vous appellent sont traités.

5. Ce qu'on dit aux personnes qui appellent, et leur droit de refuser

Avant de recueillir des renseignements personnels, votre assistant vocal annonce de vive voix, au début de l'appel :

• Que la personne qui appelle parle à un assistant virtuel, pas à une personne
• Que l'appel est consigné par écrit, et pourquoi : pour que votre équipe en garde une trace

Si une personne qui appelle dit qu'elle ne veut pas que l'appel soit consigné par écrit, l'assistant lui dit que c'est son choix et qu'elle peut mettre fin à l'appel et communiquer plutôt directement avec vous. En cas d'urgence, il lui explique que le dossier écrit est ce qui permet de mettre l'aide en route. Si la personne qui appelle demande si elle parle à un être humain, l'assistant répond clairement qu'il est un assistant virtuel. Toute personne qui signale un incendie, de la fumée, une odeur de gaz, une blessure ou une personne coincée se fait dire d'appeler d'abord le 9-1-1.

Votre propre obligation, en termes clairs : à titre d'organisation qui recueille les renseignements, c'est à vous qu'il incombe en définitive d'obtenir un consentement valable des personnes qui vous appellent. Notre assistant vocal est conçu pour remplir cette obligation en votre nom au moment de la collecte, et nous adapterons son avis à votre propre politique de confidentialité sur demande. Ce que nous ne pouvons pas faire, c'est vous décharger entièrement de cette responsabilité légale, et nous ne prétendrons pas le contraire.

6. Conservation et destruction

Les transcriptions d'appels sont conservées pendant 2 ans, puis supprimées, afin qu'une réclamation d'assurance ultérieure ou une question sur un appel puisse trouver réponse dans le dossier. Le son des appels n'est pas enregistré. Les journaux de traitement sont conservés jusqu'à 30 jours. Les registres de répartition (l'immeuble, l'unité, ce qui a été signalé, qui a été joint et à quel moment) sont conservés jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer, afin de pouvoir produire votre rapport et répondre à toute question ultérieure sur un appel. Les renseignements sont détruits une fois atteinte la fin pour laquelle ils ont été recueillis et une fois écoulée toute période de conservation. Les fiches de clients potentiels et les transcriptions qui vous sont transmises deviennent vos dossiers, conservés selon vos propres pratiques de conservation.

7. Sécurité

Les renseignements en transit et au repos sont chiffrés selon les pratiques de sécurité standard de nos fournisseurs. De notre côté, l'accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour exploiter votre service. Les identifiants d'API sont conservés dans un stockage d'identifiants chiffré, jamais en texte clair.

8. En cas de problème

Si nous prenons connaissance d'une atteinte à la sécurité touchant les renseignements des personnes qui vous appellent, nous vous en aviserons dans les 72 heures, en vous indiquant ce que nous savons et ce que nous faisons à ce sujet. En vertu de la PIPA de la Colombie-Britannique, les atteintes qui présentent un risque réel de préjudice grave entraînent des obligations de déclaration. Nous vous aiderons à remplir les vôtres, rapidement et sans que vous ayez à nous relancer pour obtenir de l'information.

9. Accès, correction et retrait

Vous pouvez en tout temps demander une copie de ce que nous détenons sur les personnes qui vous appellent, demander comment ces renseignements ont été utilisés, en demander la correction ou en demander la suppression. Nous répondons dans un délai de 5 jours ouvrables, bien en deçà des 30 jours permis par la PIPA de la Colombie-Britannique.

Si une personne qui appelle retire son consentement, informez-nous-en et nous cesserons de traiter ses renseignements et les supprimerons, à moins que la loi nous oblige à les conserver.

10. Qui est responsable

La PIPA de la Colombie-Britannique exige que le nom du poste ou le titre de la personne responsable, ainsi que ses coordonnées, soient rendus publics. Pour le service Rushproof, il s'agit de :

Responsable de la protection des renseignements personnels, ventr Labs Inc.
admin@rushproof.ca

Les préoccupations non résolues peuvent être soumises au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique (Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia) ou, lorsque la loi fédérale s'applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Renseignements sur la santé, une limite en toute franchise

Votre assistant vocal est conçu pour ne jamais recueillir de renseignements médicaux ou de renseignements sur la santé. Il prend un nom, un numéro et le motif de l'appel en termes simples; il ne pose pas de questions sur les problèmes de santé, les traitements ou les antécédents, et il a pour consigne de diriger tout ce qui est d'ordre clinique vers votre équipe.

Cela dit, certains organismes du secteur de la santé s'attendent à ce que les dossiers soient stockés sur une infrastructure canadienne. Nous ne pouvons pas offrir aujourd'hui un stockage exclusivement au Canada, parce que nos fournisseurs de services vocaux ne l'offrent pas. Si votre organisation est soumise à cette attente, vous devriez en tenir compte avant d'aller de l'avant, et nous préférons perdre ce mandat plutôt que de vous le laisser découvrir après coup.

12. Questions

admin@rushproof.ca. Une vraie personne, chaque fois.

La présente entente reflète les pratiques réelles du service Rushproof et notre compréhension actuelle de la PIPA de la Colombie-Britannique et de la LPRPDE. Elle a été préparée avec soin, mais n'a pas encore été révisée par un conseiller juridique; une révision officielle est prévue. Rien ici ne constitue un avis juridique à votre intention.