Les questions à poser sur toute option téléphonique en dehors des heures de bureau pour un portefeuille de copropriétés

Que les nuits soient couvertes par un gestionnaire en rotation de garde, par un service de réponse téléphonique qui transmet les appels ou par un accueil téléphonique vocal par IA, ce sont les mêmes questions qui déterminent si un résident qui appelle à 2 h obtient une vraie réponse.

Les huit questions

1. Est-ce que chaque appel reçoit une réponse, à toute heure?
2. Qui décide de ce qui est urgent, et où est-ce consigné par écrit?
3. Que se passe-t-il quand la personne de garde ne répond pas, et combien de temps s'écoule avant qu'on essaie de joindre une personne de relève?
4. Le service peut-il joindre vos fournisseurs approuvés, et avec quelle limite de dépenses?
5. En cas de danger immédiat, dit-on à la personne qui appelle de composer d'abord le 911?
6. Le résident apprend-il la suite avant la fin de l'appel?
7. Que reçoit votre équipe le matin, et s'agit-il d'un seul rapport ou d'une pile de messages?
8. Le service peut-il vous montrer l'avis aux copropriétaires que la Loi exige après une dépense d'urgence? L'article 98 de la Strata Property Act de la Colombie-Britannique prévoit que les copropriétaires doivent en être informés dès que cela est possible.

Les réponses du service Rushproof

Rushproof, la répartition automatisée des urgences, met en place un accueil téléphonique en dehors des heures de bureau pour les équipes de gestion immobilière. Ses réponses suivent l'ordre des questions ci-dessus.

1. Oui. Le service Rushproof répond à votre ligne d'urgence à toute heure.
2. De l'eau dans un immeuble de la liste, c'est une urgence. Pour un incendie, de la fumée, du gaz, une blessure ou une personne coincée, c'est d'abord le 911.
3. Chaque personne est appelée à tour de rôle et doit appuyer deux fois sur le 1 pour accepter. Si personne n'accepte, les gestionnaires et le bureau sont appelés pendant 3 autres tours, soit environ 25 min.
4. Le service Rushproof appelle les plombiers de votre liste. Il ne suit pas les limites de dépenses.
5. Oui.
6. Oui. Les personnes qui appellent pour de l'eau reçoivent aussi par texto les étapes pour fermer le robinet d'arrêt, puis un lien de suivi dès qu'une personne accepte.
7. Un seul courriel à 7 h 02, heure de Vancouver.
8. Le service Rushproof ne rédige pas l'avis aux copropriétaires. Il conserve des rapports d'incident imprimables dont vous pouvez vous servir.

Le service Rushproof ne remplace ni les services d'urgence, ni les professionnels du bâtiment, ni votre jugement de gestionnaire.

Vous pouvez d'abord l'essayer sur votre propre portefeuille. Nous chargeons vos immeubles, vos plombiers, vos gestionnaires de garde et les numéros de votre bureau dans un accueil téléphonique en service, puis nous y faisons passer une fuite d'eau fictive en pleine nuit. Vous appelez l'accueil, vous testez la chaîne d'alerte et vous recevez le rapport du matin. Vous recevez ensuite une description écrite du mandat et une soumission.

Sources

• Strata Property Act, partie 6, article 98 (dépenses non approuvées), BC Laws.

Cette page donne des renseignements généraux sur les règles de copropriété de la Colombie-Britannique, rédigés pour les gestionnaires immobiliers. Il ne s'agit pas d'un avis juridique. Votre syndicat de copropriété a peut-être déposé des règlements administratifs qui diffèrent des règlements administratifs types (Standard Bylaws), alors vérifiez les vôtres.